Papierloses Büro: Wie macht ihr das?

General
1

Hi zusammen,
ich spiele gerade mit dem Gedanken, mein Büro komplett papierlos zu machen. Ich bin ziemlich technikbegeistert und hasse Papierkram – daher wollte ich mal in die Runde fragen, wie ihr das so angeht.

Wie organisiert ihr z. B. eure E-Mails, Anhänge oder klassische Briefpost digital? Was habt ihr euch da für einen Workflow aufgebaut?

Mir wäre wichtig, dass das Ganze möglichst mit Open-Source-Software läuft und am besten auch in Docker-Containern laufen kann. Speicherplatz ist kein Problem, ich hab ein NAS mit 9 TB frei.

2

Moinsen.

ich selber bin Fan des Paperless NGX Projektes.
Paperless ist ein Dokumentenmanagementsystem mit dem man Dokumente digital ablegen und archivieren kann. Mithilfe eines Collectors und eines Watchdogs auf einem Ordner, werden da die Dateien abgegriffen und importiert.
Anfangs ist das ganze ein wenig arbeit, mit dem Einsortieren, Taggen, etc. aber wenn man das einmal hat, funktioniert das automatische „einsortieren“ von Paperless ganz gut.

Früher habe ich auch EcoDMS mal probiert, aber für den privaten Umfang finde ich das VIEL zu umfangreich.

3

Ich mache das seit rund 14 Jahren jetzt, das ich nahezu alle Unterlagen nur noch digital habe.

Was braucht es:

  • Dokumenten-Scanner um auch größere Mengen an Unterlagen schnell und komfortable einzuscannen

  • eine ordentliche Ordnerstruktur auf einem Laufwerk ( bei mir MacBook ), vergleich bar wie man Aktenordner im Aktenschrank hätte, also z.b.
    „Rechnungen“ → „Wohnung“ → „Nebenkosten“ → „2025“
    „Arbeit“ → „Arbeitgebername“ → „Schriftverkehr“ → „2024“

  • eine ordentliche Namenvergabe für die Dokumente, bei mir nach dem Format „Datum_Typ_Aussteller_Grund“ - Beispiel: „20250716_Rechnung_Telekom_Mobilfunkvertrag“, oder " 20250118_Gehaltsabrechnung_MeinAG_Januar25", oder „20241011_eMail_VersicherungXY_neueVertragsbedingungen“

Auf irgendwelche Dokumentenmanagement-Software verzichte ich ganz bewusst, weil die es nicht einfacher machen, sondern im Gegenteil und ich hab einige ausprobiert.
Bin aber immer wieder dahin zurück gekommen, das es eine Ablage ganz einfach als Struktur auf der Festplatte die bessere und einfachere Lösung ist.

Vorteil davon:

  • ich kann die Daten problemlos auf jedem anderen Datenträger sichern
  • es kann icm Fall eines Falles jeder problemlos auf meine Unterlagen zugreifen und muss sich nicht erst ein Programm dafür besorgen / installieren, ich denke, wenn ich mal einen Unfall habe und meien Freundin braucht die Versicherungsunterlagen.
  • ich nutze den Finder von MacOS und kann durch die Dateibenammung jedes Dokument innerhalb von Sekunden wiederfinden oder klicke einfach durch den Ordnerbaum

Ausnahmen:

  • wichtige Dokumente werden im Original behalten, z.b. Mietvertrag, Kaufverträge von grossen Anschaffungen, Arbeitsverträge usw.
  • die liegen ausser Haus im Bankschlissfach, digitale Kopie aber in meiner Ordnerstruktur.
4

Egal wie man es macht, also mit spezieller Software oder einfach als Struktur auf der Festplatte → für alles gilt: ein gutes Datensicherungskonzept nicht vergessen. Im Vergleich zu zu Ringordnern mit bedrucktem Papier ist die „Halbwertzeit“ von heutigen SSD eher begrenzt und bei regelmäßig erforderlichen Updates von Betriebssystem und Software kann auch mal etwas schief gehen.

5

Richtig - 3-2-1-Backup machen, 3 Kopie auf 2 unterschiedlichen Medien und davon 1 ausser Haus, sind bei mir:

3 Kopien: TimeMaschine, normale Backup-Festplatten mit Filesync, NAS + zusätzlich noch Cloud - somit sogar 4
2 unterschiedliche Medien: NAS und Festplatten + Cloud = 3 Medien
1 Ausserhaus Kopie: Cloud ( verschlüsselt ) und zudem noch eine Festplatten-Backup im Bankschliessfach, welches regelmässig aktualisiert wird ( 2 Platten im Tausch )

Ich nutze bewusst keine SSD’s sondern normale 2,5" Festplatten von WD, mit denen hatte nie Probleme.

Man sollte vor allem mal daran denken, das evtl. mal im Falle eines Unfalls oder gar schlimmeres, andere Personen an die Unterlagen ran müssen.
Leider vergessen das viele oder machen sich keine Gedanken darüber.
Das selbe gilt für Passwörter z.b. in einem elektronischen PW-Safe.

Beispiel: ich würde Devonthink auf MacOS nutzen, der legt die Dokumente in einer internen Struktur an, durchnummeriert Dateien, kein Bezug zum Inhalt, Verwaltung per Datenbank - keine Frage das Tool ist super. Jetzt hast mal 5000 Dokumente so auf dem Rechner, wie willst das was ohne die Software wiederfinden ?
Wenn jetzt eine Person die Daten da raus benötigt, müsste er entweder an mein MacBook rankommen ( User/Password ) oder selber nen Mac haben, die Software kaufen/installieren und das Backups importieren - ist für mich ein absolutes NoGO.
Das gilt auch für andere DMS-Software, egal ob EcoDMS, Paperless-NGX usw.

Bei meiner Lösung nimmt er/sie die Platte aus dem Bankschliessfach, hängt die an den Rechner, egal ob Windows, Mac oder Linux und kann die Dateien lesen, weil PDF und das Filesystem Windows-kompatible ist. ( Der Zugriff aufs Bankschliessfach ist geregelt )

Frei nach dem Motto: „Weniger ist mehr“ oder „KISS - Keep It Simple, Stupid“

6

Nunja, auch mit spezielle Software geht das so. Verschlossener Umschlag mit den erforderlichen Passwörtern für Hard- und Software in einem Bankschließfach oder (zusammen mit dem Testament / Vollmacht) beim Notar und schon kann die Vertrauensperson im Fall der Fälle die bei dir vorhandene Hard- Software nutzen.

Nachtrag: bei mir ist sämtliche Hardware verschlüsselt. Also deren Dateisysteme. Es nutzt also rein gar nichts wenn eine Person eine Backupplatte aus einem Schließfach nimmt, denn diese hat ein verschlüsseltes Dateisystem.

Und das hat einen guten Grund: die Backupplatte kann ich ja nicht zu Bank beamen. Scotty hat mir noch immer nicht verraten wie das geht. Wird mir die Platte aber auf dem Weg gestohlen oder in den Tresorraum eingebrochen und das Schließfach geknackt, wären auf einer unverschlüsselten Platte alle Daten in den Händen des Räubers. Daher geht es ohne den Umschlag beim Notar sowieso nicht.

7

Paperless legt die Dateien im PDF-Format auf den gewünschten Speicherort (bei mir auf einem NAS) ab.
Die Dateien werden regelmäßig auf 2 externen Platten gebackuped.

Somit braucht man nur die Platten um an die Dokumente im PDF Format zu kommen.
Die sind so benannt wie in Paperless selbst - heißt gebe ich denen einen vernünfitgen Namen, findet eine Person benötigte Dokumente wieder.

8

Das Risiko, das der Tresorraum der Bank bzw. das Schliessfach aufgebrochen wird, halte ich für sehr sehr sehr gering - das ist nun mal der Tresorraum der Bank und der ist Kameraüberwacht und nur zu Geschäftszeiten zugämglich.
Und ans Fach kommt man auch nur, wenn man alle 4 Sicherheitsfaktoren hat ( Kontokarte, PIN, Schliessfachnummer und Schlüssel ).

Einzig der Weg zur Bank ist das Risiko, aber in meinen Augen überschaubar.

9

ich habe mir eure Kommentare durchgelesen und viele gute Ansätze gefunden. Ich bin mir noch nicht ganz sicher, wie ich das am besten umsetze, aber ich habe mir mal ein paar Ideen aufgeschrieben und werde jetzt überlegen, wie ich das für mich am besten mache.

Papier hat man ja sowieso immer noch als Backup, deshalb denke ich über einen hybriden Ansatz nach:

  • Neue und häufig genutzte Dokumente lege ich auf das NAS, damit ich schnell und flexibel Zugriff habe.

  • Den Rest, auch die Originale, bewahre ich im klassischen Aktenschrank auf.

Zum Thema Bankschließfach: Natürlich ist die Sicherheit dort sehr hoch und ein Einbruch eher unwahrscheinlich. Trotzdem kann auch bei mir zu Hause eingebrochen werden — und wenn die Daten dort unverschlüsselt liegen, sind sie dann genauso gefährdet.

Ist zwar dann kein komplett papierloses Büro, aber ich glaube, es ist ein erster Anfang in die Richtung.

10

Ja aber mal realistisch :
Viele Prozent deiner Unterlagen sind für einen Einbrecher nutzbar um damit Geld zu machen usw - ich würde von mir aus mal von deutlich unter 5% ausgehen. Der Grossteil meiner Unterlagen sind Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge usw. - selbst wenn jemand Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen in die Finger bekommt, die Karte/Konto sind mit einem Anruf gesperrt.
Ich hab z.b. nirgentwo Passwörter oder Zugangsdaten frei ersichtlich abgelegt, egal ob digital oder auf Papier.

Und wenn ein Einbrecher meine digitalen Daten klauen will, muss er die auch erst mal finden - und die haben nun mal Zeitdruck erwischt zu werden. Und meine NAS klemmt sich auch keiner untern Arm und rennt damit weg, viel zu unhandlich und schwer als Beute.

Ich mache mir um Einbruch weniger sorgen, sondern mehr um Brandschäden, etc. - aus eigener Erfahrung.
Bei mir ist mal in direkter Nachbarschaft eine Schreinerrei komplett abgebrannt und das hat erheblichen Schaden an unserem Mehrfamilienhaus verursacht, die Feuerwehr hat ein Übergreifen der Flammen verhindert können, aber meine Wohnung durfte ich an dem Abend nicht mehr betreten.

Wir hatte bei uns im Haus schon ein Gas-Leck an der Zentralheizung, die sich zum Glück komplett abgeschaltet hat - das hätte auch ganz anders ausgehen können.
Oder beim letzten Gewitter ist der Blitz keine 50m von mir in einen Baum eingeschlagen - die Reste hat die Stadt am nächsten Tag gefällt.
Das sind Punkte, da hat man keinen Einfluss drauf - gegen Einbruch kann ich mich dagegen gut schützen.

Oder noch schlimmer, einem Bekannten von mir ist die Firma vor einigen Jahren abgebrannt, war auch ein Blitzeinschlag - war nichts mehr zu retten.
Zum Glück hat er seine Backupdaten der EDV im Bankschliessfach als Kopie, somit waren alle Kunden-, Auftrags und Lieferantendaten noch verfügbar, vor allem die ganzen CAD-Daten für Kundenaufträge.
Das hätte sonst das Ende der Firma bedeutet, so konnte er recht schnell an einem neuen Standort wieder beginnen.
Den Schaden am Gebäude, Maschinen usw. war Versicherungsfall.

11

Gering ist das Risiko. Da haste recht. Aber nicht ausgeschlossen. Siehe:
Spektakulärer Raub in Berlin - Niemand weiß, wer diesen Tunnel grub

Außerdem benutze ich ja nicht unterschiedliche Backupmedien für Zuhause und für die Bank. Wenn ich das Backup aus der Bank hole nehme ich ja gleich eine neuere Version mit und lasse diese Version dort. Das zuvor in der Bank gelagerte Medium kommt dann mit mir und wird aktualisiert. So lagert mal Backup-Medium A, mal B und mal C in der Bank.

Jetzt wäre es aber geradezu aberwitzig bei mir unverschlüsselte Backups zu lagern, wenn die Original Daten auf Notebook & Co. sicher verschlüsselt sind. Dann könnte ich mir die Verschlüsselung ja gleich ganz sparen.

12

Das mache ich genauso, das sind extra Festplatte dafür, klein und kompakt, die passen in die Hosentasche,